交換學生推薦信怎麼請老師寫？資料包、邀請信範例與進度追蹤

01先確認：要推薦信、推薦表，還是系所簽名？

先把本次簡章中的文件名稱抄清楚。自由格式推薦信、制式推薦表、系所核章與指導教授同意，不一定是同一項工作。若系統只收指定文件，也不要自行加一封信期待增加分數；是否接受額外材料，向該次承辦確認。

至少核對推薦人資格、份數、語言、格式、截止日期與時區、提交者，以及是否有獨立系統通知。如果學校要求推薦人直接提交，就依程序辦理，不自行取得老師帳號或代用其名義送出。這是依正式要求做事的原則，不代表所有交換案都採相同系統。

02選推薦人：能說出你的具體表現，比只看頭銜有用

回顧修課、專題與研究紀錄，找出真正看過你完成工作的老師。例如對方是否看過你如何處理問題、接受回饋或和同學合作？如果只在大型演講見過面，老師可能沒有足夠材料做出具體評價，即使頭銜很高也一樣。

牛津研究所的 Choosing a referee 指南建議考慮了解自己學術工作的推薦人，並在登錄系統前先聯絡。這是研究所申請的制度案例，不是台灣交換生推薦人資格；可借用的是「先確認對方了解你、先詢問意願」的溝通方法，不能照搬其推薦信份數。

如果老師說不方便，感謝並找其他符合規定的對象，不追問是否不願推薦自己。時間緊時，也先誠實說明期限，讓對方判斷是否來得及；同時向承辦確認補件或更換推薦人的規則，不自行假設一定能延期。

本節來源：牛津大學：Choosing a referee

03準備一個簡明資料包，幫老師回想你做過什麼

資料包先放一頁摘要：申請方案、學習目標、截止時間與提交方式，再附需要的成績、履歷或作業。每個成果寫清楚自己的部分；團隊作業不要把整組成果都寫成個人完成，也不要只附大量雲端資料讓老師猜哪份最重要。

可以提供三段真實的事實紀錄，例如修課時間、專題任務與收到回饋後的修改。這是供老師判斷的素材，不是替老師寫好「本生表現優異」的評語。若對方請你補草稿，先釐清需要的是事實摘要還是格式資料；推薦人的評價與最後提交仍應依正式規定由本人確認。

牛津的推薦人說明頁提到履歷能提供相關背景，並說明該校推薦信由推薦人本人提交。本文只把它作為資料準備與責任分工的例子，不把該校的語言、篇幅或截止規定套用到其他方案。

本節來源：牛津大學：Information for referees

04中文邀請信範例：先問是否方便，不預設老師答應

以下是可調整的邀請信示例，並未寄送。把方括號全部換成真實資訊，確認老師稱謂、課名與提交方式後再使用。若還沒取得同意，不要先把老師填進會立刻寄出通知的系統。

主旨：【推薦信邀請】[姓名]—[交換方案名稱]（截止：[日期與時區]）

「[老師稱謂]您好：我是曾於 [學期] 修習您 [課名] 的 [科系／姓名]，當時在 [作業或專題] 負責 [具體工作]。我正準備申請 [交換方案]，希望學習 [簡要目標]。依本次規定，需要 [文件及推薦人條件]，預定由 [提交者] 透過 [方式] 於 [日期、時間、時區] 前完成。想請問您是否方便擔任推薦人？我可以提供申請摘要、履歷與相關作業，並依您的需要補充。若時間或安排不便，也請您直接告知，我會另作規劃。謝謝老師撥空閱讀。[姓名與聯絡方式]」

信件不需要一次貼滿整份讀書計畫。優先提供能判斷是否答應的資訊，附件用清楚名稱並確認連結權限。若有多個方案，先整理每案的期限與提交方式，詢問是否能分別協助，不以為一封信會自動套用所有申請。

05取得同意後：確認提交、適度提醒與保留備案

老師同意後，回覆確認你會提供哪些材料、何時登錄系統，以及官方截止時間。完成登錄後再確認通知是否送達；系統顯示已寄出，不等於對方一定收到了。若郵件漏收，先依官方重寄或更換程序處理，不反覆猜測老師是否已閱讀。

時間安排可以抓截止前四週詢問、三週前整理材料、一週前確認狀態，接近截止仍有問題就向老師與承辦詢問。這只是示例，不是老師應在固定天數內完成的承諾；有些申請期更短，應把真實情況說明清楚。

提醒信示例：「老師您好，想確認 [方案] 的系統邀請是否順利收到。官方截止為 [時間與時區]，目前系統顯示 [客觀狀態]。如需補充資料或遇到提交問題，請再告訴我，謝謝老師協助。」不要用系統狀態推測信件內容，也不要求看到保密評價。

確認收件後簡短致謝，之後有結果再告知。需要更換推薦人時，依承辦程序處理；若最後來不及，也如實說明狀態，不冒用老師名義、簽名或信箱補交。

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